Depois de implementar a tramitação digital do processo legislativo, a Câmara Municipal de Limeira vai iniciar agora a tramitação eletrônica de todos os processos administrativos internos. A medida, que se inicia a partir de 8 de novembro (quinta-feira), faz parte do Projeto Câmara Sem Papel e tem o objetivo de reduzir o consumo de papel, bem como de gastos.

No dia anterior, 7 de novembro, será realizada uma atividade de treinamento dos servidores. A capacitação será desenvolvida pelas servidoras Giane Boscolo, chefe do Departamento de Registro, Arquivo e Documentos e Thais Simões, diretora do Departamento de Expediente e Protocolo, setores diretamente relacionados com a produção documental da Câmara.

A mudança vai proporcionar mais agilidade para os trâmites administrativos, uma vez que poupará tempo na montagem e no deslocamento físico dos processos.

Até o momento circularam pela Câmara cerca de 1.022 processos administrativos em 2018, que juntos somam milhares de páginas impressas. Com o uso de processos eletrônicos administrativos, serão economizados recursos em papel, impressões e aquisições de capas impressas em gráficas especializadas.

Tramitação eletrônica

A tramitação eletrônica começou com a Resolução nº 724/2018, editada em fevereiro deste ano, que instituiu a utilização de meio eletrônico para a realização do processo administrativo e legislativo, e foi desenvolvida em duas etapas. De autoria da Mesa Diretora, a resolução visa promover a gestão eficiente dos documentos, além de reduzir os gastos e proteger o meio ambiente.

Na primeira etapa, em 1º de agosto, a Câmara Municipal de Limeira colocou em prática a tramitação eletrônica do processo legislativo. Agora, começa o processo administrativo.

Economia

A Câmara consome em média 750 mil folhas de papel sulfite (1.500 resmas) e 5.000 capas de processo por ano, o que equivale a cerca de R$ 30 mil por ano. É esse volume de papel e recursos que a Câmara pretende economizar. Além da redução na compra de papel, haverá economia com a impressão e uso de tinta de impressora (toner).

Há ainda outros impactos na economia e na administração da Câmara. Com a tramitação eletrônica, vai ocorrer a redução do valor do contrato de cópias e a diminuição da utilização de mão de obra para o retrabalho de escanear a documentação.

Além disso, a mudança de tramitação de forma física para a eletrônica diminuiu atividades e suportes como carimbo, envelopamento e registro manual de protocolo.

Como funciona

Todo o protocolo de documentos será feito exclusivamente com arquivos digitais, em formato PDF, e assinados digitalmente, o que garante segurança jurídica do documento. Antes, os documentos eram protocolados em papel e, posteriormente, digitalizados.

Os documentos externos, provenientes de cidadãos - como, por exemplo, ofícios e requerimentos - continuarão sendo recebidos em papel. No entanto, eles serão imediatamente digitalizados e também tramitarão eletronicamente. Além disso, os cidadãos continuarão com o direito de ter acesso às cópias de documentos em papel, com cobrança para impressão, ou em formato digital gratuitamente.